Voorraden reclame- en promotieartikelen in de jaarrekening

Hoewel het afgelopen jaar de online verkopen en reclame zeer sterk zijn toegenomen, zijn er nog veel ondernemingen die catalogi en folders ontwikkelen of bijvoorbeeld gebruik maken van point-of-sale promotiematerialen en ‘giveaways’. Door de overheidsmaatregelen tegen de verspreiding van COVID-19 zijn deze materialen wellicht deels of geheel niet gebruikt. Hoe moeten deze posten in de jaarrekening verantwoord worden? 

Voor opstellers van jaarrekeningen en accountants is het de vraag op welk moment en welke wijze voorraden reclame- en promotieartikelen verantwoord moeten worden. In dit artikel wordt ingegaan op de relevante verslaggevingsvereisten.

Een bijdrage door: drs. Ruben Altink RA

Promotiematerialen

Iedereen kent de voorbeelden wel van gadgets die je soms kunt krijgen bij het aanschaffen van een product of bij het bezoeken van een bepaalde winkel. Bij de kassa (point-of-sale) staan dan dozen vol klaar voor de klanten. De ene gadget is nuttiger dan de andere en soms draait het uit op een verzamelrage (veelal onder de jeugd).

Maar ook in de B2B komt het regelmatig voor dat relaties ter promotie een klein geschenk krijgen al dan niet gecombineerd met een nieuwe catalogus. Beurzen en andere bijeenkomsten zijn vaak het moment om uit te pakken met leuke originele geschenken. Bijvoorbeeld de bekende balpen, USB-sticks, oordopjes, sporttassen, etc. Allemaal uitgevoerd in de bedrijfskleuren en met het bedrijfslogo.

Voorraad promotiematerialen

Door COVID-19 is in 2020 heel veel anders gelopen dan gepland was. En dat geldt ook voor promotiecampagnes en het inzetten van promotiematerialen. Bepaalde geplande promotiecampagnes zijn helemaal niet gestart en uitgesteld naar 2021. Bijvoorbeeld campagnes rondom de geannuleerde sportevenementen of geannuleerde releases van films. Ook valt te denken aan de vele beurzen die niet hebben kunnen plaatsvinden. Meer dan anders zullen er bedrijven zijn die voorraden hebben van catalogi, folders en promotiematerialen. Wachtend op betere tijden om ze dan alsnog in te zetten. 

Verantwoording van voorraden promotiematerialen

In de praktijk zien wij soms dat onder de voorraden of onder de overlopende activa bedragen zijn verantwoord voor nog aanwezige catalogi en andere promotiematerialen. Gevoelsmatig niet eens zo raar omdat het matchingsprincipe toegepast moet worden en de materialen nog op voorraad liggen. Ook als in RJ 220 Voorraden wordt gezocht dan wordt niet direct duidelijk hoe met dergelijke voorraden omgegaan moet worden in de jaarrekening. De relevante vereisten zijn echter niet in deze richtlijn opgenomen, maar zijn opgenomen in RJ 210 Immateriële vaste activa. Wellicht niet de eerste richtlijn waar je start met zoeken.    

Verantwoording als kosten
In RJ 210.234 is opgenomen dat uitgaven inzake een immaterieel vast actief als kosten moeten worden verantwoord, tenzij dat het immaterieel vast actief voldoet aan de criteria voor opname.

Hoewel de uitgaven voor promotiematerialen gedaan zijn om toekomstige economische voordelen te behalen, wordt er geen (immaterieel) vast actief verkregen of gecreëerd dat als zodanig kan worden verantwoord. In RJ 210.235 zijn diverse voorbeelden opgenomen die hier onder deze uitsluiting voor activering vallen. Een van die voorbeelden is ‘uitgaven voor reclame en promotie’. Dergelijke uitgaven dienen daarom altijd als kosten verantwoord te worden op het moment van levering van de goederen of diensten. Dit dus ongeacht of de catalogi of promotiematerialen geheel of gedeeltelijk pas na balansdatum worden verspreid.

Als achtergrond: RJ 210.234 is een nadere uitwerking van de definitie van een ‘actief’ zoals opgenomen in het Stramien voor de opstelling en vormgeving van jaarrekeningen. Voor deze uitgaven wordt derhalve geconcludeerd dat de beschikkingsmacht en/of de toekomstige economische voordelen onvoldoende kunnen worden aangetoond. In de verslaggeving wordt deze richtlijn dan ook wel het ‘activeringsverbod’ genoemd. Dit omdat deze richtlijn tot gevolg heeft dat het matchingsbeginsel niet gevolgd mag worden.

Verantwoording in de winst-en-verliesrekening
De verantwoording is afhankelijk van het toegepaste model voor de winst-en-verliesrekening. Indien de functionele indeling wordt toegepast, dan maken de kosten onderdeel uit van ‘de verkoopkosten met inbegrip van de afschrijvingen en waardeverminderingen’. Bij toepassing van de categoriale indeling maken de kosten onderdeel uit van de ‘overige bedrijfskosten’.

Verantwoording van vooruitbetalingen
De toepassing van RJ 210.234 sluit het verantwoorden van een vooruitbetaling als actief echter niet uit wanneer de betaling voor het leveren van goederen of diensten is gedaan voorafgaand aan de ontvangst van de goederen of diensten. Indien er aanbetalingen zijn gedaan voor levering van promotiematerialen na balansdatum, dan wordt de aanbetaling dus wel als overlopend actief opgenomen op de balans. Dit echter tot het moment dat de onderneming het recht heeft gekregen op de levering van de materialen. Op dat moment dienen de betalingen als kosten verantwoord te worden. Het op verzoek van de onderneming op voorraad houden door de leverancier is derhalve geen reden om de bedragen niet als kosten te verantwoorden.  

Tot slot

Veel ondernemingen zullen in 2020 last hebben gehad van de overheidsmaatregelen om de verspreiding van COVID-19 te beperken. Dat zal tot gevolg hebben dat het resultaat over 2020 er een stuk minder florissant uit zal zien. Het activeringsverbod van voorraden catalogi en promotiematerialen zal het er niet beter op maken. In betere tijden zullen ze ingezet gaan worden en dan hopelijk (indirect) gaan bijdragen aan resultaatherstel!