AFM-inspectie op komst? Kijk eens door de bril van de toezichthouder

Een AFM-onderzoek
Voor veel accountantsorganisaties is een AFM-inspectie geen dagelijkse kost. Toch komt er een moment waarop het zover is. Zeker nu het toezicht op reguliere vergunninghouders is geïntensiveerd, is de kans groot dat ook organisaties die nog niet eerder zijn getoetst, aan de beurt komen.

En hoewel iedereen weet dat kwaliteit centraal staat, voelt een inspectie toch anders dan het dagelijkse werk.

Een bijdrage door René Jolink MSc RA AA EMITA

Een momentopname
Wat een inspectie vaak spannend maakt, is dat het in feite een momentopname is. In korte tijd probeert de AFM zich een beeld te vormen van een organisatie. Dat gebeurt aan de hand van een beperkt aantal onderdelen: stukken uit het kwaliteitsstelsel en delen van controledossiers.

Dat wringt soms een beetje. Want wie dagelijks bezig is met kwaliteit, weet dat die zich niet altijd volledig laat vangen in wat er op papier staat.

De spanning tussen praktijk en vastlegging
In de praktijk zien we dat veel organisaties hun zaken inhoudelijk goed op orde hebben. Overwegingen worden gemaakt, keuzes worden afgewogen, risico’s worden besproken.

Maar niet alles landt even expliciet in het dossier.

En juist daar ontstaat vaak spanning. Want binnen een inspectie geldt al snel: wat niet is vastgelegd, bestaat niet.

Vragen die vanzelf opkomen
Het is dan ook niet vreemd dat rondom een inspectie vragen opkomen als:

• Krijgt de toezichthouder wel het juiste beeld van onze organisatie?
• Hoe leggen we uit wat we hebben gedaan, als dat niet volledig zichtbaar is in het dossier?
• Hoe gaan we om met opmerkingen of bevindingen?
  
  Dat soort vragen gaan niet alleen over inhoud, maar ook over interpretatie en communicatie.

Meer dan alleen techniek
Een goede voorbereiding op een inspectie zit dan ook niet alleen in het nalopen van dossiers of het aanscherpen van documentatie. Het gaat ook om begrijpen hoe er wordt gekeken, welke accenten worden gelegd en hoe een beeld tot stand komt.

Dat vraagt om een andere manier van kijken naar de eigen organisatie: iets meer van buiten naar binnen, in plaats van andersom.

Ondersteuning door het Compliancekantoor
Vanuit het Compliancekantoor ondersteunen wij regelmatig accountantsorganisaties bij AFM-inspecties. Daarbij merken we dat de meerwaarde vaak zit in het kunnen kijken met een andere blik naar de eigen organisatie en dossiers.

Onze ervaring met toezicht en inspecties helpt om beter aan te voelen hoe een onderzoek verloopt en waar accenten worden gelegd. Dit maakt het mogelijk om vooraf scherper te krijgen waar vragen kunnen ontstaan en waar toelichting gewenst is.

De ondersteuning kan variëren van meelezen in de voorbereiding tot het doornemen van dossiers of het gezamenlijk reflecteren op bevindingen — steeds met als doel om de dagelijkse praktijk en het beeld dat daarvan ontstaat tijdens een inspectie zo goed mogelijk op elkaar aan te laten sluiten.

Tot slot
Een AFM-inspectie hoeft geen moment van onzekerheid te zijn. Maar het helpt wel als je weet waar de aandacht ligt, en hoe je jouw verhaal goed naar voren brengt.

We hebben onze ervaringen met inspecties — van voorbereiding tot opvolging — samengevat in een 4-pagina's tellende flyer. Heb je hierin interesse, stuur dan een mail naar info@compliancekantoor.nl of bel naar 088 - 425 5000.